Geschäftskonto: Pflicht oder nicht?

Wer sich selbstständig macht, bekommt schnell Angebote für ein Geschäftskonto. Ob du eines brauchst, hängt vor allem von deiner Rechtsform ab. Dieser Ratgeber erklärt, was das Gesetz verlangt, was die Bank verlangen kann und was ein getrenntes Konto im Alltag bringt. Er ersetzt keine Steuerberatung.

Ist ein Geschäftskonto Pflicht?

Für Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinunternehmer gibt es keine Vorschrift, die ein eigenes Geschäftskonto verlangt. Die IHK Köln schreibt für Gründungen im Nebenerwerb: Der Unternehmer kann seinen gesamten geschäftlichen Zahlungsverkehr über sein bestehendes Privatkonto abwickeln, „allerdings behandelt das Finanzamt das bisherige Privatkonto dann wie ein Geschäftskonto“. Eine Kontentrennung empfiehlt sie trotzdem.

Bei Kleinunternehmern sorgt der Name oft für Verwirrung. Die Kleinunternehmerregelung in § 19 UStG betrifft die Umsatzsteuer: Wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 € Gesamtumsatz hat, ist unter den Bedingungen der Vorschrift von der Umsatzsteuer befreit. Über das Konto sagt sie nichts.

Bei GmbH und UG (haftungsbeschränkt) liegt der Fall anders. Die Gesellschaft „hat selbständig ihre Rechte und Pflichten“ (§ 13 Abs. 1 GmbHG), ihr Geld ist nicht das Geld der Gesellschafter. Vor der Anmeldung zum Handelsregister muss die Einlage eingezahlt sein: bei der GmbH mindestens ein Viertel jedes Geschäftsanteils und insgesamt die Hälfte des Mindeststammkapitals (§ 7 Abs. 2 GmbHG), bei der UG das Stammkapital in voller Höhe (§ 5a Abs. 2 GmbHG). Die Geschäftsführer versichern dabei, dass sich das Geld „endgültig in der freien Verfügung der Geschäftsführer befindet“ (§ 8 Abs. 2 GmbHG). In der Praxis heißt das, so die IHK Köln: „Für diese GmbH i.Gr. wird ein Konto eröffnet und das Stammkapital eingezahlt.“ Ein Paragraf mit dem Wort „Geschäftskonto“ steht nicht im Gesetz, in der Praxis kommt eine Gesellschaft ohne eigenes Konto aber kaum aus.

Aufzeichnungspflichten und GoBD

Ob mit oder ohne eigenes Konto: Geschäftliche Zahlungen musst du nachvollziehbar festhalten. Wer Kaufmann ist, muss Bücher führen (§ 238 HGB). Einzelkaufleute mit nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlösen und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen sind davon befreit (§ 241a HGB). Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist, etwa als Freiberufler, kann den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (§ 4 Abs. 3 EStG).

Für alle Aufzeichnungen gilt § 146 Abs. 1 AO: Sie sind „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorzunehmen. Wie die Finanzverwaltung das für elektronische Unterlagen auslegt, steht in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Laut IHK München gelten sie für alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, ausdrücklich auch für Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Maßgeblich ist danach die Fassung vom 28. November 2019, geändert durch BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und vom 14. Juli 2025.

Zur Aufbewahrung: Bücher und Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Kontoauszüge, über die geschäftliche Zahlungen laufen, dienen oft als Beleg. Läuft alles über ein Privatkonto, betrifft das auch die privaten Buchungen darauf. Die IHK Köln weist darauf hin, dass das Finanzamt bei einer Prüfung dann „Einblicke in die privaten Lebens- und Vermögensverhältnisse“ bekommt.

Darf ich mein Privatkonto geschäftlich nutzen?

Das Gesetz verbietet es Einzelunternehmern und Freiberuflern nicht. Entscheidend sind die Bedingungen deiner Bank. Manche Banken schließen die geschäftliche Nutzung ihrer Privatkonten aus. N26 schreibt zum Beispiel: „Nach unseren AGB darf ein Privatkonto nur für den persönlichen Gebrauch genutzt werden.“ Geschäftliche Nutzung nennt N26 als möglichen Grund, das Konto zu kündigen, und verweist für solche Zahlungen auf sein Geschäftskonto.

Ob deine Bank die geschäftliche Nutzung erlaubt, steht in ihren Bedingungen für das Girokonto oder im Preis- und Leistungsverzeichnis. Lies dort nach, bevor du Rechnungen mit deiner privaten IBAN verschickst, oder frag direkt bei der Bank.

Vor- und Nachteile eines getrennten Kontos

Welche Konten Banken für Selbstständige anbieten und was sie kosten, ändert sich laufend. Vergleiche die Konditionen direkt bei den Banken und achte darauf, dass das Konto laut Bedingungen geschäftlich genutzt werden darf.

Privat und Geschäftlich im Alltag trennen

Ein getrenntes Konto hilft nur, wenn du es auch getrennt nutzt: Geschäftliche Einnahmen und Ausgaben laufen über das eine Konto, private über das andere. Was du dir selbst auszahlst, überweist du als eine Buchung vom Geschäfts- aufs Privatkonto.

Wer seine Konten mit Copreo verbindet, kann das Konto fürs Geschäft in einen eigenen Bereich legen. Jeder Bereich hat seine eigenen Konten, sein eigenes Budget und seine eigenen wiederkehrenden Zahlungen, so bleibt dein privates Budget frei von geschäftlichen Ausgaben. Copreo ist keine Buchhaltungssoftware und ersetzt weder Buchführung noch Steuerberatung. Es verbindet Banken über deren Zugang für Privatkunden. Ob sich dein Geschäftskonto verbinden lässt, hängt davon ab, ob deine Bank es über diesen Zugang anbietet.

Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer ein Geschäftskonto?

Nein, gesetzlich nicht. Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) betrifft die Umsatzsteuer, nicht das Konto. Prüfe aber, ob deine Bank die geschäftliche Nutzung deines Privatkontos erlaubt.

Brauche ich als Freiberufler ein Geschäftskonto?

Gesetzlich nicht. Deine Aufzeichnungen müssen aber nachvollziehbar sein (§ 146 AO), und die Bank kann die geschäftliche Nutzung des Privatkontos in ihren Bedingungen ausschließen. Ein eigenes Konto macht beides einfacher.

Muss eine GmbH oder UG ein Geschäftskonto haben?

Praktisch ja. Die Gesellschaft ist eine eigene Rechtsperson, und das Stammkapital wird vor der Anmeldung zum Handelsregister auf ein Konto der Gesellschaft eingezahlt (§§ 7, 8 GmbHG). Bei der UG muss es in voller Höhe eingezahlt sein (§ 5a Abs. 2 GmbHG).

Darf ich mein Privatkonto geschäftlich nutzen?

Das Gesetz verbietet es Einzelunternehmern und Freiberuflern nicht. Manche Banken schließen es aber in ihren Bedingungen aus, N26 etwa erlaubt Privatkonten nur für den persönlichen Gebrauch. Lies die Bedingungen deiner Bank, bevor du deine private IBAN auf Rechnungen schreibst.

Wie lange muss ich Kontoauszüge aufbewahren?

Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Ob ein Kontoauszug in deinem Fall als Buchungsbeleg zählt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.